Démarrer avec Microsoft Office Project Pro 2007

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0. Introduction

Ce document se veut un guide de démarrage rapide, permettant à des personnes ayant des notions de gestion de projet ou ayant déjà travaillé avec un outil de gestion de projet, de prendre leurs marques rapidement pour démarrer avec Microsoft Office Project Pro 2007.

I. Création d'un modèle de projet personnalisé.

Pour créer un modèle de projet, nous allons commencer par ouvrir un nouveau projet, puis nous allons y ajouter des informations spécifiques, comme par exemple rajouter des propriétés personnalisées.

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Une fois ces propriétés remplies, il nous suffit d'enregistrer notre projet en tant que modèle, et le tour est joué !

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Maintenant, si nous ouvrons un nouveau projet, notre modèle y est listé.

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II. Rentrer des informations sur le projet.

Lorsque vous souhaitez démarrer un projet, vous allez devoir spécifier un certain nombre de paramètres, comme par exemple la date de démarrage d'un projet, ou encore le calendrier que vous souhaitez utiliser.

Pour cela, dans le menu Projet, sélectionnez Informations sur le projet.

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Vous êtes ensuite redirigé vers une boite de dialogue qui vous permet de spécifier diverses informations sur votre projet.

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Vous remarquez par exemple que vous ne pouvez sélectionner qu'une date de début ou une date de fin.

En sélectionnant une date de début, vous allez travailler en mode ASAP (As Soon As Possible), ce qui signifie que toutes les tâches que vous allez ensuite créer seront affectées aux ressources le plus tôt possible.

La date de fin du projet sera ensuite calculée en fonction de l'affectation des différentes tâches aux différentes ressources.

Par contre , en spécifiant la date de fin, vous travaillerez en mode ALAP (As Late As Possible), ce qui signifie que les tâches seront affectées en partant de la fin, et cette fois-ci c'est la date de début de projet qui sera calculée.

Vous avez également la possibilité de choisir l'un des 3 calendriers qui sont définis par défaut, le calendrier standard, qui reprend les horaires et jours de travail « classique », le calendrier équipe de nuit et le calendrier 24H.

Choisissez celui qui se rapproche le plus de votre besoin et modifier le ensuite à votre convenance.

Une fois que vous avez choisi le calendrier avec lequel vous allez travailler, vous pouvez le modifier en allant dans Outils, puis modifier le temps de travail.

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A ce niveau, vous allez pouvoir redéfinir un certain nombre de choses.

Vous pouvez par exemple modifier l'un des 3 calendriers existants, ou en créer un entièrement nouveau.

Vous allez également pouvoir modifier les périodes travaillées ou chômées, et/ou y rajouter des périodes de congés/travail exceptionnels.

III. Import/Export de données

Project intègre des fonctionnalités d'import/export avec d'autres applications.

Par exemple, il est possible depuis Project d'importer des tâches Outlook et de concevoir un projet à partir de ces tâches.

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Il est également possible d'ouvrir directement depuis Project, un classeur Excel ou une base de données Access.

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Mais également d'exporter des données depuis Project vers ces mêmes applications par le biais d'une sauvegarde classique, sauvegarde qui exécute un assistant d'export de données.

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IV. Configuration des différentes options

Vous pouvez également avoir envie de configurer différentes options supplémentaires sur votre projet.

Pour cela, ouvrez la boite de dialogue Options

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Vous pouvez dès à présent modifier les options d'affichage, de calcul, de calendrier, etc..de votre projet.

Ci-dessous, nous allons voir quelques unes des options les plus importantes.

IV-A. Configuration des options d'affichage

Sur l'onglet Affichage, vous pouvez configurer différentes options d'affichage, comme par exemple, le type d'affichage par défaut pour votre projet.

Par défaut, c'est l'affichage Diagramme de Gantt qui est présenté lors de l'ouverture du projet ; nous pouvons changer ce comportement en modifiant le paramètre Affichage Par Défaut. Par exemple, si nous travaillons sur un projet de Pool de Ressources, il serait par exemple plus judicieux d'ouvrir l'affichage Tableau De Ressource à la place.

On va également pouvoir y changer la devise, le type de calendrier, et afficher la tâche récapitulative du projet.

En choisissant d'afficher les n° hiérarchiques dans les options du mode plan, nous allons également afficher les code WBS par défaut, qui correspondent aux numéros hiérarchiques.

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IV-B. Configuration des paramètres généraux

Les paramètres généraux vont nous permettre de configurer des options relatives à l'outil.

Nous allons par exemple pouvoir définir le nom de l'utilisateur, ou encore configurer l'Assistant Gestion de Projets, mais également définir les taux standards et en heures supplémentaires par défaut des ressources.

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IV-C. Configuration des paramètres de calendrier

Dans les options de calendrier, nous allons pouvoir définir le 1er Jour de la semaine, le 1er mois de l'année fiscale, les horaires de travail sur la journée, le nombre d'heures par jour, le nombre d'heure par semaine, et pour terminer le nombre de jours par mois.

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IV-D. Configuration des paramètres de prévision

Sur cet écran, vous allez pouvoir définir par exemple les paramètres de création des tâches, les paramètres d'affichages de la durée des tâches, de travail, le type de travail par défaut, etc..

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IV-E. Configuration des paramètres de calcul

Sur cet écran, vous allez définir tous les paramètres de calculs que vous souhaitez réaliser.

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IV-F. Configuration des paramètres d'interface

Ici, vous allez pouvoir définir les paramètres que vous souhaitez rendre disponible directement depuis l'interface utilisateur.

Vous allez par exemple pourvoir afficher/masque le Guide Projet, utiliser une page par défaut ou personnalisée, utiliser le contenu par défaut ou un contenu personnalisé.

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IV-G. Configuration des paramètres de sécurité

Sur l'onglet sécurité, vous allez pourvoir :

  • Supprimer les propriétés du projet lors de l'enregistrement
  • Définir le niveau de sécurité des macros
  • Demander l'ajout des sites PWA dans les sites de confiance via internet explorer
  • Bloquer l'ouverture de fichier non pris en charge.
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V. Définir la Baseline du projet

Lorsque vous avez configuré votre projet, vous pouvez définir une Baseline qui sera pour vous un point de repère, par rapport à votre prévision initiale et l'évolution de votre projet.

Project vous autorise la saisie de 11 baselines différentes. Cette option peut avoir son importance sur des projets particulièrement longs, ou alors des projets qui ont du mal à se stabiliser.

Pour définir une Baseline, il suffit de sélectionner l'option définir la planification initiale.

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Une fois que vous choisissez la planification que vous souhaitez définir, Project crée un snapshot de l'état actuel de votre projet pour en faire la Baseline.

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VI. Gestion des tâches

VI-A. Création de tâches

Pour créer nos tâches, il nous suffit de rajouter leur nom dans la colonne nom des tâches.

Ensuite, nous pourrons définir des imbrications en abaissant/élevant le niveau hiérarchique de notre tâche.

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Voici un exemple de résultat obtenu.

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On peut ensuite modifier la durée d'une tâche directement via l'affichage Gantt, en augmentant/diminuant les barres représentant les durée des tâches.

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Pour modifier de manière plus fine, on peut également accéder aux informations sur la tâche en double cliquant dessus, ou en cliquant sur le bouton paramètre de la tâche.

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Depuis la boite de dialogue paramètres de la tâche, on va pouvoir éditer un certain nombre de propriétés spécifiques à la tâche.

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En jouant avec l'onglet Prédécesseurs, on va pouvoir jouer sur l'ordre séquentiel des tâches.

De même, à partir de l'onglet Ressources, nous allons pouvoir budgétiser la tâche.

Vous pouvez également, depuis l'onglet général, définir le % d'avancement d'une tâche.

VI-B. Récupérer le chemin critique

Le chemin critique est une suite de tâche (ou une seule tâche), qui conditionne la date de début ou de fin d'un projet.

Ainsi, en modifiant une tâche du chemin critique, nous allons influer directement sur la durée de notre projet.

Pour identifier notre chemin critique, il nous suffit d'appliquer un tri sur nos tâches, depuis le menu projet, et de choisir d'afficher les tâches critiques.

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VI-C. Création de code WBS

Les codes WBS (Work Breakdown Structure) permettent d'identifier la position des tâches de manière unique, et peuvent être utilisés pour générer des rapports ou pour le suivi des couts.

Comme nous l'avons vu plus haut, pour afficher des codes WBS par défaut (i.e. numéros hiérarchiques), il nous faut au préalable l'activer dans les options d'affichage.

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Ensuite, un numéro hiérarchique fait son apparition à coté des tâches de notre projet.

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De cette façon, les tâches sont numérotées de manière hiérarchique, et nous pouvons visualiser immédiatement les dépendances entre les tâches.

Nous pouvons également définir nos propres codes WBS (1 type par projet), afin de personnaliser nos tâches et répondre à un besoin métier ou d'archivage.

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Nous allons ensuite pouvoir définir de quelle façon nous voulons hiérarchiser nos tâches.

Par exemple dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de préfixer nos tâches par Coforcert.Demo.

Nous avons ensuite défini 4 niveaux hiérarchiques, avec pour chacun d'eux des règles de nommage.

Nous avons également la possibilité d'en visualiser un aperçu.

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Une fois validé, nous pouvons renuméroter nos tâches

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Et voila le résultat.

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VI-D. Création de projets consolidés.

Avec Project, il est également possible de gérer de multiples projets de manière unitaire, en créant des projets consolidés.

Un projet consolidé est un projet qui va regrouper en son sein plusieurs autres projets, vous donnant ainsi une vision globale de ces projets, et vous permettant de ce fait de les gérer de manière unitaire.

Pour créer un projet consolidé, il suffit donc d'importer un nouveau projet.

Pour cela, dans le menu Importer, sélectionnez Projet.

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Ajoutez-y les projets que vous souhaitez importer.

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Une fois les projets importés, une icône Project vous indique que les nouvelles tâches rajoutées sont des projets.

De même, la tâche récapitulative du projet courant a pour durée la somme des durées des 2 projets qui viennent d'être importés.

Toutes les opérations que nous effectuerons désormais sur ce projet affecteront les 2 projets, comme un seul.

Par exemple, l'identification du chemin critique reprendra toutes les tâches des 2 projets qui sont déterminantes pour la durée du projet consolidé.

VI-E. Reprogrammer des tâches inachevées

Sur votre projet, il peut arriver que vous ayez des tâches inachevées pour des raisons diverses (vacances, intempéries, .)

Project vous permet de replanifier votre travail pour le compléter ultérieurement.

Pour cela, il vous suffit de choisir de mettre à jour vos tâches ou votre projet.

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Ensuite, il vous suffit tout simplement de préciser à quelle date le travail doit reprendre son cours.

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VII. Gestion des ressources

Pour définir les ressources d'un projet, le plus simple est de passer par un affichage du tableau des ressources.

Sous Project 2007, nous avons 3 types de ressources :

  • Travail, qui va représenter soit une personne (ou un groupe), soit représenter une ressource matérielle (ou un groupe de ressources) qui va être disponible pour exécuter un travail en continu,
  • Matériel, qui va être utilisé pour représenter des consommables,
  • Cout, qui va être représenté par un cout financier associé à une tâche (ex un billet d'avion pour une tâche déplacement).

Lorsque l'on travaille avec des ressources de types travail, on va pouvoir leur affecter un pourcentage correspondant à leur disponibilité maximale ; 100% représente une personne ou une ressource à temps plein, 50% représente une personne ou une ressource disponible à temps partiel, 500% représente 5 personnes ou matériel disponibles à 100% ou 10 personnes ou matériels disponible à temps partiel, etc..

La principale différence entre une personne et une ressource matérielle est la durée du temps de travail journalier.

Par exemple, l'exemple ci-dessous représente un groupe de 5 développeurs qui vont pouvoir être utilisés indifféremment les uns des autres.

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Une fois nos ressources définies, nous allons pouvoir les affecter à nos tâches.

Pour cela, dans un affichage de tâches, par exemple le diagramme de Gantt, il nous suffit de sélectionner une tâche et de cliquer sur le bouton Affectation de Ressources.

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Lorsqu'une ressource est en surcharge, cette dernière apparait en rouge, avec un message.

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Pour rectifier le tir, 2 solutions.

Soit on modifie manuellement chacune des affectations, soit on utilise la technique de levelling automatique de Project, qui permet un lissage de l'activité de la ressource.

Pour cela, nous allons choisir de réaliser un audit de la ressource

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En choisissant auditer maintenant, Project réaffecte les tâches de la ressource en fonction des options de résolution des surutilisations spécifiées.

VII-A. Gestion d'un pool de ressources

Pour créer un pool de ressources à partir de votre projet, il suffit de créer un nouveau projet nommé par ex ResPool, puis dans le projet précédent, utilisez l'option partager les ressources.

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Cette option a pour action d'ouvrir une nouvelle boite de dialogue pour spécifier des options de partage

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Une fois cette boite de dialogue validée en choisissant Utiliser les ressources de ResPool.mpp, toutes les ressources du projet en cours sont copiées dans notre pool de ressources.

De même, si nous réitérons l'opération dans un projet ne contenant pas de ressource, toutes les ressources du pool seront copiées dans notre projet.

Dans la même optique, si nous réitérons l'opération avec un projet contenant déjà des ressources, toutes nos ressources de tous nos projets reliés à notre pool de ressources seront fusionnées, et toutes les ressources seront donc disponibles pour tous les projets.

VIII. Travail avec la variance

La variance est la différence, en cout ou en durée, entre l'état actuel du projet et la planification initiale.

Pour visualiser rapidement l'état de notre projet, nous allons afficher les informations générales le concernant

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En choisissant d'afficher les statistiques, nous obtenons la boite de dialogue suivante.

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Cette boite de dialogue nous renseigne sur les informations générales de notre projet.

Nous pouvons par exemple rapidement constater que notre projet se termine avec 6 jours de retard.

En affichage Diagramme de Gantt, nous pouvons choisir d'afficher les variations pour une analyse plus détaillée.

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De cette façon, nous savons exactement quelle tâche prend du retard, et nous pouvons directement agir, soit en modifiant directement les dates de la tâche, soit en y affectant des ressources supplémentaires par exemple.

De même, au niveau de l'affichage, nous pouvons choisir d'afficher les couts, afin d'analyser les variations au niveau du budget.

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Il est également possible d'obtenir un certain nombre de rapports à imprimer à partir des informations avec lesquelles nous travaillons.

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IX. Conclusion

Comme vous avez pu le constater au travers de cet article, Project 2007 intègre un grand nombre de fonctionnalités.

L'objectif de cet article était de vous en faire découvrir les principales actions afin que vous puissiez commencer à travailler avec Project 2007 de manière efficace.

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